Los proyectos complejos se pueden volver agobiantes si no se cuenta con una planificación detallada que guíe las acciones. Ya sea que se trate del lanzamiento de productos, el inicio de una nueva campaña de marketing o la optimización de procesos, un plan de acción puede facilitar el trabajo.
Un plan de acción es como un GPS que te indica el camino hacia el éxito de tu negocio, es decir, se trata de una hoja de ruta que te ayuda a ir desde donde estás hasta donde quieres llegar, con instrucciones detalladas y advertencias de peligros y riesgos potenciales.
En este artículo, aprenderás qué es un plan de acción, por qué son beneficiosos y cómo crear un formato o plantilla de plan de acción que genere resultados.
¿Qué es un plan de acción?
Un plan de acción simplifica la ejecución de proyectos complejos al segmentarlos en tareas manejables y proporcionar instrucciones claras de inicio a fin. Se trata de un documento vivo que describe cada aspecto de tu proyecto con antelación, con lo que se facilita la materialización de tus ideas.
Este es un ejemplo de una plantilla de plan de acción simple:
Los elementos principales de una plantilla del plan de acción son:
Objetivos: metas generales claramente definidas que guían tu proyecto.
Tareas o elementos de acción: acciones necesarias para completar cada fase del proyecto.
Responsabilidades: quién está a cargo de cada tarea.
Estado: cuánto le queda al proyecto hasta su culminación.
Cronograma: plazos e hitos.
Recursos: lo que necesitas (p.ej., presupuesto, herramientas o personal)
KPI: los indicadores clave de rendimiento para medir el éxito del plan.
Si tu objetivo general es aumentar las ventas en un 20 % en el último trimestre, podrías desglosar el proyecto en tareas clave, como realizar una investigación de marketing, mejorar la generación de leads y formar a tu equipo de ventas.
Posteriormente, puedes crear un plan de acción para cada tarea clave. A continuación, tienes un ejemplo de un plan de acción para el primer paso:
Objetivo 1: Realizar estudios de mercado | Ejemplo |
Tarea | Identificar posibles nuevos mercados |
Responsabilidad | Equipo de marketing |
Fecha de inicio | 1 de octubre |
Fecha de finalización | 7 de octubre |
Recursos necesarios | Herramientas de análisis de mercados, presupuesto para grupos focales |
KPIs | Número de nuevos segmentos potenciales encontrados |
Desglosar cada objetivo en pasos viables garantiza que tu equipo conozca sus responsabilidades y plazos, lo que hará que sea más fácil respetar el cronograma. Además, la supervisión regular te permitirá hacer ajustes necesarios y superar cualesquiera obstáculos que pudieran surgir durante la ejecución del proyecto.
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Formato de plan de acción
Un formato o una plantilla de plan de acción puede ayudarte a organizar, monitorear y ajustar tu plan de acción más rápido que crear uno desde el principio.
Si usas un CRM, te explicaremos cómo optimizar la creación y supervisión de tu plan de acción con las herramientas de las que ya dispones. Sigue leyendo y aprendes a maximizar la eficiencia y automatizar los procesos de tu plan de acción.
Si aún no usas un CRM, aquí tienes una plantilla de plan de acción para Google Sheets, que puedes convertir fácilmente en un archivo de Excel, si así lo prefieres.
7 formas de optimizar tareas con planes de acción
Los planes de acción pueden ayudarte a crear un entorno empresarial más organizado, enfocado y productivo. A continuación, exponemos los principales beneficios de crear planes de acción:
Más eficiencia: los planes de acción desglosan los objetivos complejos en tareas manejables, lo que optimiza los procesos y reduce los esfuerzos del equipo.
Mayor uniformidad: garantizan que todo el equipo siga los mismos pasos del plan, ya que permiten seguir procedimientos estándares y obtener resultados uniformes.
Mejor planificación: asignar tareas, plazos y recursos con una planificación estratégica permite la consecución de objetivos específicos.
Supervisión más simple: los planes de acción ofrecen marcos de referencias y KPI claros, lo que facilita el seguimiento del progreso y la identificación de áreas de mejora.
Mayor responsabilidad: la asignación de responsabilidades en un plan de acción hace que cada integrante del equipo se haga responsable de sus tareas específicas.
Comunicación mejorada: los planes de acción claros mejoran la comunicación, definen expectativas y reducen los malentendidos dentro de tu equipo.
Resolución de problemas proactiva: los planes de acción ayudan a que los equipos pronostiquen desafíos y desarrollen planes de contingencia con antelación.
5 tipos de formato de plan de acción clave
Existen numerosos tipos de planes de acción y cada uno se enfoca en áreas diferentes, como las ventas, el marketing, las operaciones, entre otras. Adaptar tu formato de plan de acción a tus necesidades específicas garantiza la obtención de resultados efectivos.
Estos son los principales tipos de plan de acción y cómo funcionan.
Tipo de plan de acción | Definición y ejemplo |
Plan de acción estratégico | Un plan de acción estratégico (también conocido como formato de plan de acción de negocio) es un esquema integral de alto nivel para cumplir los objetivos a largo plazo y las estrategias de la empresa. Estos planes son ideales en el caso de iniciativas de mayor escala como la incursión en un nuevo mercado, lanzar una nueva línea de productos o hacer cambios estructurales. |
Plan de acción operativo | Un plan de acción operativo se enfoca en mejorar las operaciones de negocio diarias en lugar de las metas organizacionales de gran escala. Este tipo de plan especifica los pasos viables para garantizar que las operaciones se lleven a cabo sin complicaciones y con efectividad. |
Plan de acción de marketing | Los planes de acción de marketing son documentos estratégicos que impulsan la presencia en el mercado, mejoran el reconocimiento de la marca o atraen nuevos clientes. El objetivo es convertir los objetivos de marketing en tareas concretas con responsabilidades, límites de tiempo y métricas de rendimiento. |
Plan de acción de ventas | Un plan de ventas describe cómo aumentar las ventas, mejorar las relaciones con los clientes e impulsar el incremento de ingresos. Es ideal para los equipos que tienen que cumplir objetivos de ventas específicos, mejorar los procesos de ventas o lanzar nuevos productos. |
Planes de acción correctivos | Los formatos de plan de acción correctivo constituyen una manera metodológica de corregir problemas dentro de los procesos de negocio. Si bien los planes de acción que hemos mencionado antes son proactivos, los planes de acción correctivos son retroactivos: su meta es identificar problemas, encontrar la causa raíz y aplicar medidas correctivas. |
Cómo diseñar un plan de acción efectivo
Para diseñar un plan de acción efectivo es necesario prestar mucha atención a los detalles. Con un enfoque estructurado, puedes optimizar tu proceso e impulsar la productividad. A continuación, te decimos cómo diseñar un plan de acción paso a paso:
1. Determinar objetivos
El primer paso es tener claro lo que deseas conseguir. Empieza por definir cuál es la finalidad de tu proyecto.
¿Deseas lanzar un producto nuevo o aumentar la interacción en las redes sociales? Especifica con claridad lo que deseas y define objetivos claros y mensurables para cada meta.
Por ejemplo, en lugar de establecer un objetivo vago como “incrementar las visitas a la web”, propón una meta tangible como “incrementar las visitas a la web en un 20 % en los próximos tres meses”. Una meta precisa como ésta significa que puedes rastrear las visitas a la web y medir el éxito de forma efectiva.
También resulta útil establecer objetivos que sean específicos, mensurables, factibles, relevantes y con plazos determinados. Lo que también se conoce como objetivos SMART.
Definir tus objetivos con base en estos criterios te permitirá realizar el seguimiento y la evaluación del progreso de forma precisa. También garantiza que tu método sea más estructurado y esté alineado con objetivos empresariales de mayor escala.
A continuación, te mostramos en qué consisten los objetivos SMART:
Escribe detalladamente lo que esperas lograr con cada objetivo principal y, si fuera necesario, lo puedes desglosar en objetivos secundarios.
Sugerencia: no todos los objetivos tienen la misma urgencia. Por ello, determina la importancia de cada uno de tus objetivos y priorízalos según convenga. De este modo, podrás enfocarte de inmediato en aquellas actividades apremiantes, lo que te garantiza un mejor uso de los recursos. También puede ser de gran ayuda asignarles a tus objetivos las categorías de corto y largo plazo.
2. Desglosar pasos necesarios
Cuando hayas definido un objetivo con claridad, el siguiente paso es desglosarlo en pasos viables. Este proceso hace que las tareas sean más fáciles de realizar. Puedes verlo como subir una montaña; en lugar de enfocarte en llegar a la cima, te concentras en llegar al campo base y seguir los puntos de control.
Por ejemplo, si tu objetivo es lanzar un producto nuevo, puedes desglosar el proceso en una lista de tareas, como la siguiente:
Realizar un estudio de mercado
Diseñar el producto
Probar el prototipo
Desarrollar una estrategia de marketing
Lanzar el producto
Procede con precaución cuando desgloses cada objetivo en tareas y asegúrate de que cada paso sea claro y viable. Cada tarea debería explicar con detalle lo que se debe hacer, de modo que no haya ambigüedades sobre cuándo es la hora de actuar.
Sugerencia: asegúrate de que todas las acciones de la lista de tareas que has desglosado sean mensurables. Para ello, es necesario definir en detalle cuando se considera que una acción ha tenido éxito. Por ejemplo, si un paso involucra realizar un estudio de mercado, deberías especificar que se deben hacer “100 encuestas a clientes y analizar opiniones y reseñas al final del mes”.
3. Determinar dependencias
Las dependencias son tareas que dependen de la culminación de otras tareas para poder empezar. Identificarlas es crucial si deseas que tu proyecto se desarrolle sin complicaciones. En nuestro ejemplo del lanzamiento del producto, no puedes empezar por probar el prototipo hasta no haber culminado el diseño del producto.
Representar gráficamente estas dependencias de tareas crea una secuencia lógica de las actividades y previene la aparición de posibles cuellos de botella.
Empieza por determinar la conexión entre las tareas. Hazte preguntas como: “¿depende esta tarea de la culminación de otra para poder ejecutarla?”. Documenta estas relaciones para que todas las personas del equipo puedan entender cómo completar el plan con éxito.
Sugerencia: para determinar las dependencias de tareas, haz un esquema del proceso, que no es más que representar gráficamente todas las tareas, de principio a fin. Crea un flujograma (o diagrama de Gantt) que resalte la secuencia de actividades para identificar las tareas que dependen de la culminación de otras. Este esquema detallado hace que sea más fácil entender todo el panorama y cómo las listas de tareas secundarias contribuyen a los objetivos generales.
4. Establecer hitos e incluir plazos
Los hitos son puntos significativos que marcan la culminación de las fases de tu proyecto. Si retomamos la metáfora anterior sobre subir la montaña, estos son los campamentos y puntos de control posteriores al campamento base y el momento en que planeas alcanzarlos.
Por ejemplo, puedes establecer un hito para completar el estudio de mercado durante el primer mes, seguido de la fase de diseño al final del segundo mes. Estos marcadores te ayudan a reconocer los logros, evaluar el progreso y mantener la motivación.
También deberías establecer los plazos de cada hito para completar tareas de manera oportuna. Cuando establezcas los plazos, ten en cuenta la complejidad de la tarea, los recursos necesarios y los posibles obstáculos.
Evita establecer plazos demasiado ambiciosos ya que podrían generar errores. No obstante, también deberías evitar plazos demasiado prolongados y que afecten la motivación.
Sugerencia: usa una herramienta de gestión de proyectos para establecer, visualizar y supervisar tus hitos y plazos. Productos de software como Trello y Asana facilitan la creación de planes de proyecto y permiten una mejor gestión del tiempo. También se integran con sistemas como Pipedrive, con lo que obtienes un ecosistema integral de gestión de proyectos para tus equipos de marketing y ventas.
5. Identificar recursos necesarios
No se puede ejecutar un plan si no se cuentan con los recursos necesarios, como tiempo, dinero, herramientas necesarias o integrantes clave de equipo. Después de establecer los hitos y plazos, deberías hacer un inventario de todo lo que necesitas para completar el proyecto.
Por ejemplo, si vas a lanzar un producto, necesitarás recursos como un software de diseño, materiales para hacer el prototipo y herramientas de ventas de alta calidad. Saber lo que necesitas evitará confusiones de último minuto y garantizará que cuentes con una buena preparación de principio a fin.
Evalúa tus recursos disponibles y determina qué componentes clave te hacen falta; es decir, recursos humanos (habilidades y experiencia), recursos financieros, así como herramientas y materiales tecnológicos.
Crea una lista detallada o una hoja de cálculo si vas a desarrollar un proyecto más complejo.
A continuación, relaciona cada tarea o hito en tu plan de acción con sus recursos específicos. Cuando asignes recursos, ten en cuenta tanto la calidad como la cantidad. Por ejemplo, una tarea crítica podría requerir un conjunto de habilidades especializadas y mayor dedicación de tiempo.
Sugerencia: es importante anticipar la escasez de recursos y planificar en consecuencia. Elabora planes de apoyo en caso de quedarte sin recursos. Crea una lista de recursos alternativos que podrías usar y ofréceles a los integrantes de los equipos formación cruzada para que puedan ejecutar tareas distintas a las de su función principal. Darle flexibilidad a tu plan de acción evita demoras y te ayuda a adaptarte a cambios imprevistos.
6. Asignar tareas
Las asignaciones de tareas describen las funciones y responsabilidades de los miembros del equipo durante la ejecución del proyecto. Cuando asignes tareas, ten en cuenta las fortalezas, habilidades y experiencia de las personas que integran tu equipo.
Establecer funciones con base en las preferencias y capacidades de tus equipos te ayuda a maximizar la productividad y satisfacción, lo que garantiza que el proyecto se desarrolle sin complicaciones.
Por ejemplo, puedes asignarle a tu especialista en marketing la responsabilidad de desarrollar la estrategia de automatización del marketing mientras que el diseñador de productos se enfoca en la fase de diseño.
Transmíteles a todos los integrantes del equipo los objetivos, plazos y detalles de las tareas. Enfatiza tus expectativas de rendimiento y ofrece toda la información de apoyo que sea necesaria para completar las tareas.
Sugerencia: empodera a los miembros del equipo al darles un sentido de propiedad sobre sus tareas. Aclara que sus contribuciones son cruciales para el éxito del proyecto. Junto con el formato o plantilla de plan de acción de tus empleados, crea un plan de comunicación y hazle saber a todos que pueden solicitar apoyo si lo necesitan.
7. Revisar el progreso
Revisar con regularidad el progreso del proyecto es esencial para estar al corriente y cumplir los objetivos. Un control permanente ayuda a identificar problemas a tiempo y aplicar medidas correctivas que eviten que los contratiempos se conviertan en adversidades.
Para monitorear el progreso, organiza reuniones regulares para hablar sobre el estado de las tareas, próximos vencimientos de plazos y posibles obstáculos. Usa las métricas y los datos específicos descritos en la fase de establecimiento de objetivos para que las evaluaciones del progreso sean lo más objetivas posible.
Por ejemplo, si el objetivo es aumentar las ventas, examina métricas como los resultados de las ventas mensuales, las tasas de conversión o la cantidad de adquisiciones de clientes.
Sugerencia: solicítales a los miembros del equipo y demás personas involucradas que te den su opinión. Fomenta el diálogo abierto durante las revisiones del progreso, lo que les permitirá a los miembros del equipo compartir ideas o preocupaciones. Asegúrate de actuar cuanto antes en función de las opiniones que recibas y ajusta tu plan de acción para mantener la alineación con los objetivos del proyecto.
Cómo crear un plan de acción con Pipedrive
En principio, Pipedrive es un sistema de gestión de relaciones con clientes (CRM, por sus siglas en inglés). Sin embargo, puedes usar con facilidad las funciones personalizables de Pipedrive para crear un poderoso plan de acción que genere resultados para tu proyecto.
A continuación, te explicamos cómo hacerlo en siete pasos simples.
1. Define tus objetivos y crea embudos de ventas
Define con claridad cada uno de los objetivos de tu proyecto. Cuando tengas una lista de objetivos viables, crea un nuevo embudo en Pipedrive para cada proyecto importante.
Los embudos representan la secuencia de las etapas por las cuales avanzan las tareas hasta finalizar ese objetivo.
2. Establece etapas para cada embudo
Dentro de cada embudo, crea etapas para las fases clave de tu proyecto.
Por ejemplo, las etapas podrían ser “Planificación”, “Ejecución”, “Revisión” y “Culminación”.
3. Agrega tratos o tareas a tus embudos
En lugar de usar los tratos de Pipedrive como oportunidades de ventas, puedes adaptarlos para que representen tareas específicas en tu plan de acción. Crea un nuevo trato para cada tarea (como “realizar estudio de mercado”) y alinéalo con el embudo apropiado.
4. Asigna responsabilidades y plazos
Usa el campo “Persona responsable” en cada trato para asignar tareas a los miembros del equipo.
También puedes establecer fechas de inicio y fin para cada tarea con el fin de tener toda la información relevante en un mismo lugar.
5. Usa las actividades para estar al corriente de las tareas
La función Actividades de Pipedrive puede ayudarte a organizar reuniones, llamadas y plazos para cada tarea en tiempo real. Puedes agregar notas a cada actividad para especificar detalles, instrucciones o actualizaciones.
6. Monitorea el progreso con filtros y tableros
Pipedrive te permite monitorear tasas de culminación mediante filtros e informes. Usa las opciones de filtrado de Pipedrive para ver tareas por persona, prioridad o fecha de vencimiento.
Genera reportes personalizados para revisar el progreso y monitorear el estado del proyecto.
7. Haz revisiones y ajustes regulares
Mantener a todas las personas informadas mejora la colaboración entre tareas. Usa la función Calendario de actividades de Pipedrive para programar controles regulares y revisar los planes según sea necesario.
Invita a las personas que integran el equipo a actualizar el progreso de sus tratos asignados y a compartir actualizaciones mediante aplicaciones integradas como Slack, Trello o el correo electrónico.
Mejora tu plan de acción con el complemento Projects de Pipedrive
Usa el complemento Projects de Pipedrive para agregar funciones de gestión de proyectos más potentes a tu plan de acción.
De la siguiente manera se verá representado tu proyecto, de inicio a fin, con Projects de Pipedrive:
Con el complemento Projects, puedes:
Crear proyectos y rellenarlos con tareas relevantes, detalles importantes, personas responsables y plazos realistas
Monitorear progreso con el calendario o la vista de cronograma, lo que facilitará detectar solapamientos o posibles cuellos de botella
Usar la función de comentarios de Pipedrive dentro de los proyectos y las tareas para discutir actualizaciones, agregar notas o hacer cambios
Aprovecha la analítica del CRM para evaluar el rendimiento del proyecto.
Consideraciones finales
Diseñar una plantilla de plan de acción efectiva es la piedra angular de cualquier proyecto exitoso. Puedes saber cuándo has alcanzado el éxito tras determinar tus objetivos, desglosarlos en pasos, asignar tareas y revisar el progreso.
Las plantillas para planes de acción y las herramientas de gestión de proyectos cumplen la función de simplificar el proceso de planificación y dotarte de los recursos necesarios para la consecución de todas las metas del proyecto en pasos claros. Por ende, la implementación de planes de acción no sólo aumentará la eficiencia, sino que construirá una cultura de claridad con un equipo centrado en sus funciones clave dentro de tu organización.
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