Importación y exportación de datos del CRM

La importación de datos ocurre cuando los datos de un sistema se ingresan en otro, ya sea desde una plantilla de hoja de cálculo o desde un software de importación.

La exportación de datos ocurre cuando los datos de un sistema se compilan en un archivo o se escanean para descargarlos o moverlos a otro sistema. Por ejemplo, exportar e importar datos en Excel usando Pipedrive si tienes una base de datos externos que necesitas migrar desde o hacia otro software. Además, durante el proceso de importación, es fundamental revisar el formato de datos del archivo y verificar los valores vacíos, valores incorrectos o datos truncados que pueden afectar la calidad de los datos. Utilizar una vista previa, un selector de archivos y una casilla de verificación ayuda a confirmar que el archivo de origen y el archivo de destino están correctamente vinculados, evitando errores en la transferencia de los datos del campo.

Los usuarios pueden importar fácilmente datos desde otros CRM y hojas de cálculo a Pipedrive.

Para cargar desde una hoja de datos, ve a “...” (Más) > haz clic en Importar datos > De una hoja de cálculo. Para hacer la carga del archivo, haz clic en “Subir archivo” y selecciona el archivo de origen que deseas importar.

Para importar desde otro CRM a través de Import2, ve a “...” (Más) > Importar datos > Desde otro software y sigue las instrucciones en pantalla como tu asistente para importar rápidamente. Es importante asegurarse de que el formato del archivo sea compatible para evitar errores durante el proceso de importación. Puedes revisar la vista previa de los datos seleccionados para confirmar que los campos necesarios, los campos con valores y los campos de tareas estén correctamente asignados. El sistema también maneja valores vacíos, detecta posibles valores incorrectos, datos en blanco, datos modificados y valida los valores de tipos para facilitar una importación limpia. Asimismo, se mantienen las relaciones entre registros y el vínculo entre cada registro del objeto y sus atributos del producto, conservando la integridad de los datos importados. Puedes importar datos desde un origen de datos creando una tabla de destino o actualizando una tabla existente a partir de un archivo de destino, asegurando que cada columna de datos corresponda a su campo.

Se pueden exportar los datos desde el CRM de Pipedrive de tres maneras.

La exportación de un trato individual se realiza a través de la vista de detalles del trato al hacer clic en “...” (Más) > Exportar como XLS.

Los usuarios también pueden exportar informes personalizados a través de la vista de lista mediante filtros, luego al hacer clic en “…” (Más) y seleccionar “Exportar resultados de filtro”.

Para exportar todos tus datos, el administrador global debe hacer clic en la pestaña “...” (Más) y seleccionar “Exportar datos.” Los datos se pueden exportar en formato de archivo CSV o datos en formato Excel (hoja de cálculo de Excel / libro de Excel). Durante el proceso, puedes elegir el rango de celdas, el rango de datos o la lista completa de datos que deseas exportar, así como definir separadores de campo o elegir separadores de datos para el archivo exportado. El sistema verifica si hay datos truncados, datos incorrectos, datos modificados o datos distintos antes de completar la exportación, con el fin de asegurar la calidad de la información. También es posible exportar datos con campos calculados, campos multivalor o incluso incluir campos de tareas, lo que ayuda a mantener la estructura, los valores del campo y las relaciones entre registros. Esta función también permite exportar datos adjuntos y registro con columnas, dependiendo del tipo de información seleccionada.

Puedes utilizar una plantilla de CRM gratuita en Excel como un libro de trabajo simple para industrias como bienes raíces, contratación o manufactura para:

• Ver dónde se encuentran tus clientes potenciales en el proceso.

• Rastrear los esfuerzos de divulgación.

• Priorizar a los prospectos.

• Analizar datos de hojas de cálculo mediante tablas dinámicas. Puedes aprovechar el uso de una lista desplegable para facilitar la entrada de datos correctos y evitar valores incorrectos en los registros. El uso de campos de búsqueda y relaciones entre registros permite vincular información relevante en diferentes hojas dentro del archivo. Las opciones de formato ayudan a destacar datos importantes o alertas, mientras que la vista de lista ofrece un panorama claro para gestionar grandes volúmenes de información. Finalmente, trabajar con un archivo de destino permite mantener sincronizados los datos entre diferentes aplicaciones o versiones de la hoja de cálculo.

Exportación de datos desde Excel: para exportar datos desde Excel, selecciona las celdas que contienen los datos que deseas, haz clic en "Guardar como" en el menú del Archivo y elige el formato (por ejemplo, CSV, libro de Excel) que se adapte a tus necesidades.

Proceso de importación de datos a Excel: para importar datos desde un CSV, selecciona "Obtener datos" o "Desde texto/CSV" en la pestaña de Datos. Para bases de datos, utiliza "Obtener datos" o "De otras fuentes". Conéctate a SQL, Access, SharePoint u otras fuentes web. Para importar desde otro libro de Excel, abre ambos, selecciona los datos en el origen y cópialos y pégalos en el libro de destino. Alternativamente, puedes utilizar la función "Importar datos".

Durante el proceso, es importante verificar la vista previa para confirmar que los datos con formato y los valores únicos se mantengan intactos. Además, es fundamental elegir los separadores de campo adecuados y revisar que no haya datos truncados o indicadores de error que puedan afectar la integridad de la información. Esto garantiza que el archivo importado conserve la estructura correcta, con sus respectivas columnas de datos y que los datos del campo coincidan con los requerimientos del archivo de destino.