Come scrivere una mail di promemoria (con esempi)

I promemoria via e-mail ti aiutano ad aggiornare gli utenti impegnati su eventi, annunci e traguardi importanti e a garantire che non perdano date e orari importanti relativi alla tua attività.

Essi contribuiscono ad aumentare la notorietà e la partecipazione all'evento e dimostrano che la tua attività è all'avanguardia e affidabile.

In questo articolo imparerai come scrivere una mail di promemoria via e-mail efficaci per diverse occasioni, trarrai ispirazione da esempi di e-mail di promemoria e avrai accesso a modelli facili da usare che potrai adattare alle tue esigenze.

Come formattare un promemoria via e-mail

Una formattazione corretta è fondamentale per catturare l'interesse dei lettori e mantenerli impegnato. Sebbene tutte le email di promemoria siano diverse, la maggior parte segue uno schema abbastanza simile.

Per assicurarti di includere tutti gli elementi giusti, ecco cosa solitamente serve per creare un'e-mail di promemoria efficace:

• Un oggetto accattivante. Cattura l'attenzione dei lettori con un oggetto che rafforzi l'importanza del tuo promemoria. Ad esempio: "Ultima possibilità per assicurarti un posto!"

• Testo di preintestazione. Anticipa il contenuto della tua email di promemoria in questo frammento di riga dell'oggetto del post (fino a circa 90-100 caratteri per una migliore ottimizzazione sui dispositivi mobili). Potresti rafforzare l'urgenza del tuo messaggio o evidenziare i dettagli chiave nell'intestazione della tua email.

• Un saluto amichevole. Inizia con un saluto amichevole e personale, riconoscendo il precedente coinvolgimento del destinatario nell'email. Ad esempio: "Ciao [nome del destinatario], speriamo che [evento] ti abbia entusiasmato".

• Corpo del testo. Ripeti chiaramente lo scopo della tua email di promemoria e fornisci le informazioni necessarie e più importanti sul tuo prossimo incontro, evento o offerta per rinfrescare la memoria del destinatario.

• Un invito all'azione (CTA). Sollecitare il lettore a compiere un'azione specifica, come confermare la propria presenza, effettuare un pagamento o completarne uno.
  

• Un saluto finale. Concludi con una cortese conclusione, che mostri la tua gratitudine o attesa. Un semplice "Grazie per l'attenzione" o "Speriamo di sentirti presto" aggiunge un tocco di cortesia.

Tra questi elementi, che approfondiremo più avanti nell'articolo, potresti voler includere anche immagini, grafiche brandizzate o persino GIF.

Ricorda che i promemoria via e-mail hanno lo scopo di ispirare azioni, non di istruire o informare.

Fai attenzione a non sovraccaricare la pagina con contenuti non necessari, perché potrebbero distrarre i lettori dal tuo messaggio.

3 fantastici esempi di email di promemoria per ispirarti

Esempi concreti di come scrivere una mail di promemoria gentile possono aiutarti a definire uno stile di design, un formato e un tono educato per le iniziative della tua azienda.

Tenendo presente ciò, ecco alcuni dei nostri promemoria e-mail preferiti inviati dai marchi.

1. Promemoria via email di fine offerta del Black Friday

L'intento di questa e-mail della School of Life è chiaro a prima vista: è un promemoria che invita ad agire. Bastano poche parole per trasmettere il messaggio che l'offerta sta per scadere, in modo da incentivare il lettore e scatenare la paura di perdersi qualcosa (FOMO).

Ecco l'email della School of Life:

Il testo principale dell'e-mail trasmette un messaggio sui prodotti dell'azienda, spiegandone chiaramente la filosofia in poche righe. In questo modo si evitano lunghe introduzioni e si familiarizza il lettore con la propria visione.

L'invito all'azione è chiaro nel testo e invita il cliente ad approfittare subito dell'offerta per non perdere la scadenza.

Più avanti nell'email troverete ulteriori offerte e sconti su prodotti potenzialmente interessanti.

Infine, c'è un invito a scaricare l'app dell'azienda e a unirsi ai suoi social network, entrambe mirate a fidelizzare il destinatario.

Possiamo concludere che questa e-mail non aveva bisogno di una grafica complessa per trasmettere un messaggio semplice ma efficace. L'e-mail cattura l'attenzione fin dall'inizio e il lettore può scorrerla per trovare informazioni rilevanti.

2. Promemoria e-mail RSVP per invito all'evento

Con questa gentile e-mail di promemoria di Invision, abbiamo un buon esempio di come rendere efficace un'e-mail di promemoria per eventi o appuntamenti imminenti. Ha anche un design davvero accattivante.

Ecco l'email di Invision:

Innanzitutto, l'email ti dà il benvenuto con un messaggio "Sei invitato", incoraggiandoti a scoprire di cosa si tratta. La categoria "design + finanza" è chiara fin dall'inizio, così i lettori sanno cosa aspettarsi dall'evento.

Segue una CTA che consente a chi è impegnato a leggere il resto dell'email di prenotare immediatamente i propri posti. È una tecnica che fa risparmiare tempo ed è vantaggiosa sia per il lettore che per il mittente.

Fianco a fianco, c'è una spiegazione concisa dell'evento e del suo contenuto, con un'offerta irresistibile di cibo complementare.

Ancora una volta, l'email fa leva sulla paura di perdersi qualcosa nei lettori con la dichiarazione "posti limitati".

Di seguito un accattivante elenco dei relatori, che sottolinea l'esclusività dell'evento.

Infine, per coloro che leggono l'email per intero, alla fine è presente un CTA ripetuto, che consente un ulteriore risparmio di tempo e consente ai lettori di confermare la propria presenza senza scorrere verso l'alto.

Questi due pulsanti CTA dimostrano che il mittente è consapevole di quanto sia prezioso il tempo dei suoi lettori, trasmettendo un'e-mail dal tono molto professionale.

3. Semplice promemoria via e-mail "Azione necessaria"

Tookapic è una sfida fotografica di 365 foto, il che significa che gli utenti devono caricare una foto al giorno per completarla.

Considerando il coinvolgimento di così tante persone, l'email riportata di seguito è un ottimo e breve promemoria su cosa rappresenta realmente la piattaforma.

Un titolo chiaro e una breve spiegazione vanno dritti al punto. Il corpo del testo è molto breve, ma introduce in modo intelligente la CTA, chiedendo all'utente di caricare subito la propria foto, in modo che non dimentichi di farlo in seguito.

Infine, il marchio offre al destinatario la possibilità di modificare l'orario in cui ricevere questa amichevole email di promemoria, rendendola flessibile e comoda

5 modelli di email di promemoria da cui iniziare

Non sai da dove iniziare su come scrivere una mail di promemoria? Ecco cinque esempi che puoi adattare alle tue esigenze.

Modello di promemoria di pagamento gentile (primo follow-up)

Promemoria conto alla rovescia (imminente soggiorno in hotel)

Sessione di domande e risposte

Promemoria evento + l'offerta scade presto

Promemoria di consegna: tattiche di upsell

Quando utilizzare un promemoria via email: 5 situazioni perfette

Sapere quando effettuare il check-in e quando semplicemente attendere una risposta è metà della battaglia quando si utilizzano i promemoria via e-mail.

L'invio di troppe email di promemoria per pagamenti in ritardo o riunioni può danneggiare le relazioni, ma è anche importante restare nella mente delle persone quando si aspetta che completino un'azione.

Tenendo presente ciò, ecco cinque scenari chiave per i promemoria via e-mail.

1. Un evento importante sta per accadere

Ricordi la conferma dell'evento che hai inviato ai tuoi clienti qualche mese fa? Forse tu sì, ma forse i tuoi clienti no.

Un semplice promemoria via e-mail "in arrivo tra X giorni" manterrà vivo il loro interesse.

Puoi utilizzare le email di promemoria prima di tutti i tipi di eventi, tra cui:

• Conferenze

• Webinar

• Promozioni

• Colloqui di lavoro

• Scadenze per la presentazione delle domande di lavoro

• Formazione alla vendita

• Team building

Anche se non hai motivo di credere che un destinatario si sia dimenticato del tuo evento, inviando un'e-mail di promemoria gli assicuri un facile accesso alle informazioni chiave, come l'ora e il luogo. Dovrebbe far sì che tutti arrivino nel posto giusto e in orario.

2. Inazione da parte del destinatario

Quando qualcuno salta un follow-up o non agisce tempestivamente, è opportuno incoraggiarlo ad agire. Dopotutto, questo è un promemoria per ottenere una risposta.

In alcune situazioni, le e-mail potrebbero dover trattare argomenti delicati, come ad esempio ricordare in modo professionale a un nuovo dipendente: "Sono il capo". Scrivere queste e-mail con cura garantisce il rispetto dei limiti, promuovendo al contempo un'atmosfera di supporto e professionale.

Quando diventa necessario affermare la propria autorità, è possibile ricordare in modo professionale a un nuovo dipendente: "Sono il capo" attraverso un messaggio scritto con attenzione, che bilanci leadership e comunicazione costruttiva.

Ad esempio, se qualcuno non riesce a completare il double opt-in per confermare l'iscrizione, potresti volergli inviare un gentile promemoria in caso di svista.

I promemoria per l'inattività stanno diventando sempre più importanti e utili, poiché sempre più aziende adottano misure più severe per la registrazione degli account, gli accessi e le iscrizioni alla newsletter.

Ad esempio, l'invio di e-mail di promemoria agli utenti di un sito Web che non riescono a completare i processi di autenticazione a due fattori (2FA) garantisce che i titolari di account reali possano accedere ai propri dati o scoprire quando qualcun altro sta tentando di accedervi senza la loro autorizzazione.

Potresti sentirti frustrato se le tue attività vengono bloccate dal destinatario. Tuttavia potrebbe esserci una buona ragione per questo. Assicuratevi di rispettare l'etichetta della posta elettronica e di usare sempre un tono professionale. Utilizza i modelli che hai trovato sopra per scrivere un'e-mail amichevole e sincera, chiedendo al destinatario di compiere un'azione.

3. Scadenze e rinnovi automatici

Supponiamo che tu stia offrendo un servizio con una data di scadenza, come un abbonamento annuale. In tal caso, è una buona idea informare i clienti delle imminenti date di scadenza o di rinnovo automatico.

In questo modo, i tuoi clienti potranno scegliere se continuare a utilizzare il tuo servizio, contribuendo a una migliore esperienza del cliente e dimostrando che non stai ingannando nessuno per convincerlo a continuare a utilizzare il tuo servizio.

È possibile automatizzare questo tipo di e-mail di promemoria tramite uno strumento di gestione delle relazioni con i clienti (CRM) con funzionalità e-mail, come Pipedrive. Si consiglia di pianificare due promemoria: uno circa un mese prima della scadenza del contratto con l'utente e un altro durante l'ultima settimana.

4. Promemoria per il conto alla rovescia

I promemoria con conto alla rovescia mostrano ai potenziali clienti che hanno un tempo limitato per beneficiare di un'offerta speciale della tua attività. Ancora più di altri tipi di promemoria via e-mail, creano un senso di urgenza che spesso spinge ad agire tempestivamente.

Ad esempio, supponiamo che un gruppo di clienti esistenti abbia 48 ore per rinnovare il proprio abbonamento con uno sconto del 25%. L'invio di un'e-mail con un timer animato per il conto alla rovescia di 48 ore potrebbe incoraggiare alcuni a continuare a utilizzare il tuo prodotto per un altro anno. Ecco un esempio di come appare da Restream:

È possibile creare timer come quello presente nell'email di Restream utilizzando un software di email marketing o un'app dedicata, come ActiveDEMAND.

5. Promemoria di consegna

I promemoria di consegna sono essenziali per un'esperienza ottimale del cliente nell'e-commerce.

Comunicare ai recenti acquirenti quando aspettarsi il loro ordine e come verrà consegnato li aiuta a prendere le disposizioni necessarie per accettarlo, il che significa che puoi completare la transazione prima.

I promemoria di consegna aiutano inoltre a far sì che le persone si facciano un'idea migliore del tuo marchio. DispatchTrack ha scoperto che l'80% dei consumatori desidera ricevere informazioni sullo stato della consegna gli aggiornamenti e metà attribuisce le esperienze di consegna negative alla scarsa comunicazione, vale a dire alla mancanza di promemoria.

Inoltre, quando ricordi ai tuoi clienti la consegna di un prodotto che hanno acquistato, puoi informarli sulle offerte su prodotti simili che potrebbero interessare.

Email di promemoria efficaci: le migliori pratiche

Ecco un elenco delle migliori pratiche da seguire quando si scrive un promemoria.

Scegli un oggetto chiaro

Un oggetto dell'email che chiarisca lo scopo del tuo messaggio aumenterà le probabilità che le persone aprano la tua email. Ad esempio, se vuoi ricordare un evento a un cliente, potresti voler includere il nome dell'evento nell'oggetto dell'e-mail.

Inoltre, puoi incorporare parole e frasi efficaci come "importante" o "risposta necessaria" per catturare l'attenzione del lettore e distinguerti in una casella di posta affollata.

Sii amichevole ma diretto

Dal momento che stai insinuando che il tuo cliente potrebbe aver dimenticato di fare qualcosa, è importante procedere con cautela e adottare un tono amichevole. Altrimenti rischi di offenderlo o irritarlo.

Tuttavia, non bisogna esagerare e sembrare poco sinceri. Quando scrivi, ricorda che si tratta di un rapporto tra azienda e acquirente e il tuo obiettivo non è diventare amico del lettore.

Sii breve

La brevità è un aspetto da mettere in pratica in tutte le campagne di email marketing, ma soprattutto quando si scrivono promemoria. Se lo seppellisci in un muro di testo, poche persone leggeranno il tuo promemoria.

Al tuo contatto non importerà quanto siano importanti le informazioni se impiegherà più di un paio di minuti del suo tempo per leggerle, quindi vai subito al punto.

Includi un invito all'azione

Anche se il tuo scopo principale è ricordare qualcosa alle persone, c'è sempre spazio per ulteriori feedback o coinvolgimenti.

Aggiungere un pulsante CTA all'interno dell'email o al momento della firma aiuterà il lettore ad arrivare facilmente alla radice del problema.

Trova il momento giusto per l'invio

Il tempismo potrebbe essere l'elemento più importante per il successo di un'e-mail. Il tempo di attesa prima di inviare un'e-mail di promemoria dipenderà in larga misura dalla situazione.

Ad esempio, quando si inviano e-mail di promemoria di pagamento, solitamente è accettabile inviare un giorno dopo la data di scadenza.

Anche attendere troppo a lungo prima di inviare il promemoria può ridurre le probabilità di ricevere una risposta. Più passa il tempo, meno i tuoi clienti ricorderanno di aver dovuto completare qualcosa.

Un'ottima soluzione per trovare il momento perfetto è effettuare un test A/B sulla data e sull'ora di consegna. In questo caso, invii due versioni di un promemoria a segmenti di pubblico diversi, variando un elemento alla volta, quindi analizzi i parametri delle prestazioni, come il tasso di apertura, per vedere quale versione ha più successo.

Il momento ideale per inviare un'e-mail efficace varia da caso a caso, ad esempio all'inizio o alla fine della giornata lavorativa.

Eseguire il follow-up più di una volta se necessario

Non importa se il tuo promemoria riguarda un pagamento mancante o il lancio di un prodotto, non aver paura di fare un follow-up se ritieni che il tuo messaggio sia importante, utile e degno di essere letto.

Se opportunamente coordinata, una seconda e-mail di follow-up potrebbe indurre i tuoi clienti ad agire e a completare l'attività in questione, anche se questo significa che non sono più interessati all'acquisto o non possono più partecipare a un evento.

Usalo come opportunità di marketing

Se possibile e nel contesto, aggiungi immagini o link di prodotti in evidenza, promuovi offerte imminenti o offri un incentivo per iscriversi ai tuoi canali social.

Quando aggiungi immagini, ricordati di assicurarti che abbiano le dimensioni corrette per tutti i provider di servizi di posta elettronica, come Gmail, Outlook e iCloud.

Una scarsa esperienza in fatto di visibilità potrebbe allontanare i lettori dal tuo marchio e indirizzarli verso quello di un concorrente.

Come scrivere un'email di promemoria in meno di 10 minuti

Abbiamo delineato alcune buone pratiche per scrivere email di promemoria, ma il processo non dovrebbe richiedere molto tempo.

Ecco i passaggi per scrivere rapidamente un'e-mail e innescare un'azione immediata.

Fase 1. Saluta il tuo contatto

Scegli un tono appropriato per l'immagine del tuo marchio e per il tuo pubblico.

Se il tuo pubblico è composto principalmente da giovani, non dovresti esitare a

rivolgetevi a loro in modo più informale. Utilizzare un linguaggio altamente formale potrebbe alienarli.

Di solito, un linguaggio più cortese e sobrio funziona meglio se i tuoi interlocutori sono CEO e dirigenti.

Questo saluto è importante perché stabilisce il tono del resto dell'e-mail.

Fase 2. Crea il contenuto del tuo corpo

Una volta creato un saluto appropriato, è il momento di passare allo scopo principale della tua email. Puoi dividere il corpo dei tuoi messaggi di promemoria in due parti distinte:

• Promemoria esplicativo. Dopo il saluto, assicuratevi di essere precisi e brevi. Dopotutto, è questo il motivo per cui il tuo contatto ha aperto l'email in primo luogo. Spiega il tuo problema o evento con frasi brevi e facili da leggere.

• Invito all'azione. Dopo aver indicato il motivo principale della tua e-mail, aggiungi un pulsante CTA o un link per semplificare la comprensione da parte dei lettori. L'ultima cosa che vuoi è frustrare i tuoi lettori facendoli cercare il passaggio successivo. Hai bisogno di effettuare un pagamento in ritardo? Aggiungi un collegamento diretto al loro account, dove potranno procedere.

Ricorda che è sufficiente un solo tipo di invito all'azione.Vuoi che i tuoi clienti prestino la massima attenzione affinché possano procedere con l'azione.

Fase 3. Aggiungi i tuoi tocchi finali

Offrire contenuti correlati o risorse utili è un buon modo per dimostrare alla tua base di utenti che tieni a loro. Un esempio di email di promemoria amichevole potrebbe essere l'invio di un messaggio relativo a un'offerta che sta per scadere, e che puoi promuovere presentando alcuni dei tuoi prodotti di punta.

Anche se questo è un ottimo modo per promuovere la tua attività, cerca di rimanere nel contesto. Ad esempio, non inviare buoni sconto quando invii promemoria di pagamento ai tuoi iscritti.

Infine, invitare i tuoi clienti a iscriversi ai tuoi social network è un ottimo modo per costruire la presenza del tuo marchio. Inoltre, quando opportuno, non dimenticare di includere un saluto alla fine dell'email, come "grazie" o "distinti saluti".

Domande frequenti sui promemoria via e-mail

Più ti eserciti, più imparerai a scrivere e progettare promemoria via email, ma ecco alcune domande frequenti sui promemoria via email per aiutarti a imparare ancora più velocemente.

Considerazioni finali

Le linee guida, le best practice e gli esempi di come scrivere una mail di promemoria sopra illustrati ti aiuteranno a scrivere un messaggio di promemoria che produca risultati.

Per assicurarti che i tuoi promemoria via email siano efficaci, testa diversi elementi dell'email con una campagna di test A/B.

Che tu voglia provare diverse righe dell'oggetto delle email di promemoria o date di consegna, gli strumenti di reporting del tuo provider di posta elettronica ti consentiranno di confrontare rapidamente i risultati e determinare la soluzione migliore.