Sei alla ricerca di modi semplici ed efficaci per rendere più efficiente la gestione dei progetti nell’ambito della tua azienda? In questo caso, potresti scoprire che il metodo Lean è l'approccio giusto per te. Conosciuto anche come Lean Management, questo metodo di gestione dei progetti si concentra sulla riduzione degli sprechi, quale che sia la loro origine, a favore di metodi organizzativi più validi. L'idea è quella di aumentare l'efficienza dell'intero processo produttivo per migliorare, in ultima analisi, la soddisfazione dei clienti dell'azienda. Sei interessato al potenziale dell'approccio Lean e ai suoi concetti fondamentali? Continua a leggere per saperne di più.

Lean Management: definizione

Tradotto in italiano, il termine inglese "lean" significa "magro". Naturalmente, il termine "lean management" è molto meno espressivo in italiano. Si tratta di una locuzione che evoca l'idea di sbarazzarsi del superfluo. In breve, un metodo organizzativo per migliorare i processi produttivi, in particolare riducendo (o "snellendo") le perdite e le movimentazioni non necessarie, a partire dalle fonti di spreco.

Quali aziende possono beneficiare del metodo Lean?

Lean è una metodologia basata sullo snellimento dell'intero processo che può essere utile ad un'ampia gamma di aziende, indipendentemente dal loro settore di attività o modello di business. Che si tratti di industria, servizi, logistica, sanità o anche del settore pubblico, quasi tutte le organizzazioni possono trarre vantaggio da una migliore gestione dei processi di lean manufacturing.

In un ambiente competitivo in cui l'efficienza dei processi operativi, anche in base alla domanda, è fondamentale, la metodologia Lean può recare vantaggi significativi. Le aziende che si trovano ad affrontare problemi come i tempi di produzione eccessivi, i costi elevati, gli errori di qualità ricorrenti o i processi inefficienti possono sfruttare il Lean Management per migliorare le proprie prestazioni.

Inoltre, il metodo Lean incoraggia la partecipazione di tutti i membri dell'organizzazione all'intero progetto, dai livelli apicali dell'azienda a coloro che lavorano sul campo. Lo sfruttamento dei dati raccolti favorisce una cultura del miglioramento continuo e permette ad ogni dipendente di divenire una forza trainante del cambiamento e sentirsi pienamente coinvolto.

È importante notare che il metodo Lean può essere adattato anche a progetti specifici, su larga o piccola scala. Che si tratti dell'implementazione di un nuovo processo, della creazione di un nuovo prodotto o del miglioramento di un sistema esistente, le migliori pratiche tratte da questo approccio possono portare con tutta evidenza a risultati ottimizzati e benefici tangibili.

Lean Management: i 5 pilastri del metodo Lean

Il Lean Management si basa su cinque principi fondamentali, noti anche come i "5 pilastri del metodo Lean". Questi elementi chiave costituiscono la solida base su cui un'azienda può costruire il suo approccio Lean e ottenere risultati.

Identificazione del valore

Il primo dei principi chiave è la definizione del valore per il cliente. È essenziale comprendere le aspettative dei clienti e le loro esigenze per fornire un prodotto o un servizio che ne soddisfi le necessità. L'azienda deve concentrarsi sulla creazione di valore per il cliente, al fine di massimizzarne la soddisfazione.

Mappatura della catena del valore

Il secondo concetto chiave del metodo Lean è la mappatura della catena del valore. Ciò significa, in altre parole, identificare tutte le fasi e le attività coinvolte nella creazione del prodotto o del servizio, dall'inizio alla fine. Mappando la catena del valore, possiamo comprendere meglio i processi coinvolti ed evidenziare le fasi che sono di reale beneficio per il cliente e quelle che si rivelano semplicemente ridondanti o addirittura rallentano la produzione.

Creare un flusso di lavoro continuo

Il passo successivo è la creazione di un flusso di lavoro continuo. L'obiettivo è quello di eliminare le interruzioni o i tempi morti tra le varie fasi di produzione. Ciò significa ottimizzare il flusso di lavoro in modo che le attività possano essere completate senza inutili ritardi. In questo modo i tempi di attesa si riducono e viene accelerata la produzione, con conseguente maggiore efficienza.

Impostazione di un sistema di trazione

Il quarto pilastro del metodo Lean è l'implementazione di un sistema pull. Ciò significa definire obiettivi chiari e misurabili e mettere in atto meccanismi di monitoraggio per garantire il conseguimento di tali obiettivi. Un sistema di trazione ci mantiene sulla rotta e garantisce la sostenibilità delle azioni Lean. Inoltre, aiuta a rilevare eventuali deviazioni della traiettoria e ad adottare le misure necessarie per correggere in tempo la rotta.

Applicazione di una modalità organizzativa di miglioramento continuo

Il quinto e ultimo pilastro del metodo Lean è l'applicazione di un'organizzazione di miglioramento continuo. Una volta che i primi quattro pilastri sono stati realizzati, l'azienda può concentrarsi sul miglioramento continuo dei suoi processi e delle sue prestazioni. Si tratta di garantire il mantenimento dei progressi compiuti. La metodologia Lean, infatti, non è affatto un'operazione unica, da eseguirsi una volta per tutte. Soprattutto, è un processo iterativo e continuo, iscritto in una logica di ricerca perpetua della perfezione.

Come si applica il metodo Lean?

Per applicare il metodo Lean, è essenziale creare una cultura del miglioramento continuo all'interno dell'azienda. Ciò significa mettere in atto processi e strumenti per misurare e valutare la qualità dei tuoi prodotti o servizi e delle prestazioni, oltre a promuovere la collaborazione e il coinvolgimento delle risorse umane a tutti i livelli dell'organizzazione. Se hai un problema organizzativo od operativo più o meno identificato, anche l'utilizzo di un metodo collaudato di risoluzione dei problemi, come il diagramma di Ishikawa, può farti risparmiare tempo prezioso.

In termini di personale, è spesso consigliabile circondarsi di esperti di project management, se la struttura e le risorse aziendali lo consentono. Project manager, Scrum master, coach Agile e altre figure di questo tipo sono solo alcuni degli esperti che potranno supportarti in questo ambito.

Infine, devi sapere che vi sono a tua disposizione diversi strumenti per aiutarti a portare a termine con successo il tuo processo di sviluppo attraverso il metodo Lean.

Quali strumenti sono necessari per un Lean Management efficace?

Ecco alcuni strumenti od approcci che possono far parte di un approccio Lean:

Il metodo 5S

Questo approccio si trova regolarmente alla base di numerosi processi volti ad ottenere una migliore qualità organizzativa e operativa. La sigla 5S indica le iniziali delle parole giapponesi "seiri", "seiton", "seiso", "seiketsu" e "shitsuke". Esse significano, rispettivamente, chiarire, riordinare, pulire, standardizzare e perpetuare.

L'approccio Kanban

L'approccio Kanban si concentra maggiormente sull'ottimizzazione della gestione delle scorte, ideando e sviluppando processi di produzione su richiesta. Il metodo Kanban può essere applicato anche all'organizzazione della forza produttiva.

L'approccio SMED

Come i due metodi menzionati in precedenza, l'approccio SMED è particolarmente utile nell'ambito dei processi produttivi che richiedono attrezzature. L'obiettivo di questo sistema è quello di ridurre i tempi di attesa tra i cambi di strumentazione o di stazione, ad esempio nelle produzioni di massa.

Il metodo Kaizen

Questo metodo fa parte di un processo di miglioramento continuo, su base giornaliera, di un'organizzazione. Aiuta a garantire il coinvolgimento di tutte le parti interessate al progetto. Più che un metodo, è una filosofia basata sullo sviluppo di competenze in un determinato campo e sulla reiterazione di tale pratica nel tempo.

Un software CRM efficiente

Sebbene l'approccio Lean, ideato diversi decenni fa, sia ancora attuale, sono ormai disponibili diversi strumenti moderni che facilitano e ottimizzano la sua applicazione. È il caso del software CRM, che promuove un ambiente di lavoro Lean consentendo un'efficace collaborazione tra i team, nonché un migliore monitoraggio delle nuove organizzazioni, della prospezione e del feedback dei clienti, in particolare integrando strumenti che indagano sulla loro soddisfazione.

In conclusione

Il Lean è un approccio gestionale che mira ad ottimizzare i processi aziendali e ad eliminare gli sprechi al fine di migliorare la produttività e la qualità dei prodotti. Sebbene sia stato sviluppato a metà del secolo scorso, rappresenta ancora oggi una filosofia di tutto rilievo nel mondo professionale.

I recenti progressi tecnologici non l'hanno affatto resa obsoleta e stanno consentendo applicazioni ancora più efficaci di questa metodologia. Se vuoi implementare il metodo Lean abbinato ad un eccellente CRM e costatarne di persona i benefici, approfitta della prova gratuita di 14 giorni di Pipedrive!