De plus en plus d’entreprises organisent leur activité autour de projets. Chacun d’entre eux a un objectif clair (lancer un nouveau produit, démarrer une campagne de publicité sur les réseaux sociaux, etc.). Cette organisation est à l’origine des nombreuses méthodes de gestion de projet actuelles.
À mi-chemin entre la direction et les équipes projet, l'objectif du PMO est d’orchestrer l’ensemble des projets d’une entreprise. Son objectif principal est de s’assurer de la réalisation des objectifs commerciaux et d’aider les équipes à atteindre leurs objectifs.
Qu’est-ce qu’un PMO ? Quel est son rôle en entreprise ? Quels sont les différents types de PMO ? Découvrez toutes les réponses à ces questions dans ce guide complet sur le sujet.
PMO : définition et fonctionnement
Un PMO (Project Management Office), ou « bureau de gestion de projet » en français, est une équipe qui gère un ensemble de projets pour soutenir les objectifs commerciaux d’une entreprise. Il coordonne et dirige les projets, tout en communiquant leur état d'avancement aux parties prenantes.
Pourquoi mettre en place un PMO dans une entreprise ?
Le but du Project Management Office est d'assurer la surveillance, le contrôle et la réalisation des différents projets de l’entreprise. De ce fait, les personnes qui travaillent au sein d’un PMO ont une position stratégique. Elles ont une vision transversale de tous les projets, programmes et portefeuilles de projet.
L'objectif principal d'un PMO est donc de maximiser l'efficacité des projets. Il peut être intégré à différents niveaux dans l’entreprise :
Au sein même d’un projet pour soutenir le chef de projet
Aux côtés de la direction générale de l’entreprise
Dans une équipe précise ou au sein d’un portefeuille de projets
Les PMO gagnent chaque année en popularité, surtout pour la gestion de projets informatiques. De plus en plus d'entreprises prennent conscience de leur importance. Selon les données partagées par Wellingtone (lien en anglais), 82 % des entreprises disposaient d'au moins un PMO en 2021 et 47 % en utilisaient plusieurs.
Remarque : l’acronyme PMO peut aussi faire référence au « project management officer ». Dans ce cas de figure, il est question d’une personne et non d’une équipe, mais les responsabilités restent globalement les mêmes.
Quels sont les avantages d’un PMO ?
En occupant une place centrale dans le pilotage de projets, le Project Management Office joue un rôle important au sein des entreprises en assurant le suivi, la coordination et le contrôle des projets et autres initiatives de l’entreprise.
Voyons sans plus tarder quatre des principaux avantages d’un PMO.
1. Un alignement stratégique
L’une des responsabilités d’un PMO est de veiller à ce que chaque projet s’inscrive bien dans la vision stratégique de l’entreprise. De ce fait, chaque projet est planifié en tenant compte du contexte global. Cela permet à l’entreprise d’optimiser l'affectation des ressources internes afin de prioriser les projets qui apportent le plus de valeur ajoutée.
De plus, cet alignement stratégique permet à toutes les équipes de projet de mieux cerner l’objectif des projets en cours, tout en mettant en lumière la façon dont leurs actions individuelles contribuent à l’atteinte des objectifs globaux de l’entreprise.
2. Une optimisation des ressources
En se chargeant de la planification et de l’allocation des ressources de l’entreprise, le PMO veille à ce que les équipes disposent des compétences et des moyens nécessaires pour mener à bien leurs projets dans les délais impartis, tout en respectant les exigences de qualité.
Cela leur permet de :
Repérer les processus qui pourraient être améliorés
Éliminer les redondances (notamment en proposant des solutions d'automatisation des flux de travail)
Éviter les goulets d’étranglement qui pourraient impacter la qualité du projet ou sa date de livraison.
De plus, en ayant une vision globale des projets en cours, le Project Management Office peut anticiper et prévenir la surcharge de travail des équipes en répartissant les tâches au mieux. Cette approche optimise l’efficacité des équipes, réduit les coûts opérationnels et préserve la santé des employés en leur évitant le burn-out.
3. Amélioration de la gestion des risques
L’une des responsabilités d’un PMO est de mettre en place des processus de surveillance et de contrôle afin d’anticiper les risques et d'y répondre efficacement. En adoptant un rôle de supervision plutôt qu’un rôle opérationnel, le bureau de gestion de projets est mieux à même de repérer rapidement les problèmes potentiels et de proposer les mesures adéquates pour y remédier.
Cette démarche proactive renforce la résilience de l’entreprise face aux imprévus : les projets peuvent être menés à terme dans les meilleures conditions possibles.
4. Contrôle des processus
Le PMO développe des méthodologies communes afin de standardiser les processus de gestion de portefeuille projet. Cette homogénéisation des pratiques et flux de travail permet de :
Faciliter la collaboration entre les équipes
Améliorer la qualité des livrables en mettant en place un standard de qualité à respecter
Mieux identifier les zones d’amélioration dans les processus
Au fur et à mesure, le PMO apprend des leçons qu’il a pu tirer des erreurs commises ou des problèmes rencontrés. Cette approche lui permet d’améliorer en continu les méthodes de travail et d'instaurer une culture projet au sein de l’entreprise.
Le rôle d’un PMO dans une entreprise
De manière générale, le rôle du Project Management Office est de faciliter l’exécution de la stratégie en assistant le pilotage des projets pour permettre à l'entreprise d'atteindre ses objectifs. Concrètement, cela peut amener le bureau de projets à :
Créer des rapports réguliers ou des états d’avancement des projets.
Déployer les outils nécessaires pour avoir une vision globale des projets (comme choisir des logiciels de gestion de portefeuille projet ou mettre en place un CRM pour la gestion des tâches, par exemple).
Tenir la direction et les différentes parties prenantes informées sur l'avancement du projet.
Arbitrer les différents projets (mettre en pause les projets secondaires et allouer les bonnes ressources là où c’est nécessaire, par exemple). Le PMO s’intègre d’ailleurs très bien dans les stratégies de growth marketing.
S’assurer que les nouveaux projets sont pertinents et n'impactent pas les projets existants.
Former les chefs de projet pour leur donner plus d’autonomie et faciliter leur apprentissage des meilleures pratiques de gestion de projet.
Veiller au respect de la vision stratégique de l’entreprise.
Anticiper les risques techniques et opérationnels de chaque projet. Le PMO utilise généralement l’analyse SWOT pour y parvenir.
Ce sont les besoins de l'entreprise qui dictent les priorités quotidiennes d'un Project Management Office. Ses principales missions peuvent donc varier d'une entreprise à l'autre et en fonction des besoins du moment.
Par exemple, une entreprise qui forme une nouvelle équipe de projet peut demander à son PMO de fournir des conseils en tant que consultant interne. De cette façon, le PMO peut utiliser son expertise pour aider les chefs de projet moins expérimentés et s'assurer de la bonne avancée des projets. Il leur permet alors d’éviter les erreurs les plus courantes et de développer leurs compétences.
Différences entre le métier de PMO, project manager et program manager
Les termes PMO, project manager et program manager sont souvent utilisés ensemble. Même si les trois sont des métiers de la gestion de projet, ils sont sensiblement différents.
Qu'est-ce qu'un project manager ?
Le project manager, ou chef de projet, est chargé de planifier, d'organiser et de diriger les projets au sein de l’entreprise. Cette dernière peut embaucher un chef de projet en interne ou confier cette responsabilité à un indépendant.
Cette seconde option est souvent plus avantageuse pour les entreprises qui disposent d’un budget limité et qui gèrent un nombre restreint de projets. Elle leur permet de ne payer que lorsque des projets sont en cours. Les équipes projet bénéficient alors des conseils d'un(e) expert(e), même si leur entreprise ne peut pas encore se permettre une embauche permanente.
Qu'est-ce qu'un program manager ?
Les projets sont des efforts ponctuels dont l’objectif est d’amener à un changement. Lorsqu'une entreprise associe plusieurs projets pour atteindre un résultat plus important, on parle alors de programme.
Un program manager, ou gestionnaire de programme, supervise les programmes et les projets qui en font partie. Son rôle est de garantir leur alignement avec les objectifs stratégiques de l’entreprise.
Les gestionnaires de programmes et les chefs de projets partagent certaines responsabilités et compétences. Toutefois, les gestionnaires de programmes sont plus axés sur la stratégie. Ils entretiennent des liens étroits avec les principaux décideurs et transforment les idées de la direction en décisions concrètes au sein des projets.
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Les 4 types de PMO
Il existe plusieurs types de PMO. Chacun est adapté à un type et à une taille d’entreprise. L'utilisation du bon type de Project Management Office peut faire toute la différence entre une mauvaise et une excellente gestion de projet.
Les startups et les petites entreprises au budget limité utilisent généralement un seul PMO. De leur côté, les grandes entreprises peuvent en combiner plusieurs. Dans ce cas, chacun d’entre eux répond à un besoin spécifique.
Gartner, leader des entreprises de conseil, recense 4 profils différents de PMO :
Le PMO activiste (activist PMO)
Ce type de gestionnaire de projet favorise une approche globale et encourageante. Il laisse généralement les chefs de projet régler les petits détails opérationnels. C’est un profil de PMO très apprécié au sein des entreprises dont le management de projet est décentralisé et orienté vers les enjeux commerciaux.
La priorité du PMO activiste est d'aligner la réalisation du projet avec la vision globale de l'entreprise. Il préfère soutenir les chefs de projet plutôt que de leur donner des instructions.
Des processus bien cadrés permettent aux projets de se dérouler avec un minimum d'intervention du PMO. Par conséquent, cette approche fonctionne bien dans les grandes entreprises dotées de chefs de projet bien établis où de nombreux projets se déroulent en simultané.
Le PMO de livraison (project delivery PMO)
Aussi connu sous le nom de « project delivery PMO », le PMO de livraison est le plus répandu de tous. Selon Gartner (lien en anglais), il représente 40 % des bureaux de gestion de projet.
Les PMO de livraison soutiennent les chefs de projet dans l’atteinte de leurs objectifs. Contrairement aux PMO activistes, ils ont tendance à donner la priorité aux résultats à court terme plutôt qu'à la vision à long terme de l'entreprise. Ils sont donc très sensibles aux livrables.
Cette affinité avec les résultats à court terme rend les PMO de livraison particulièrement adaptés à la méthode agile scrum.
Le PMO conformité (compliance PMO)
Le PMO de conformité s’assure que les projets respectent le budget, les délais et les attentes en matière de qualité. Il est très actif et particulièrement efficace dans les entreprises dont les processus de gestion de projet ne sont pas matures.
Le PMO conformité peut fournir des conseils aux chefs de projet s’ils ne disposent pas de documentation ou de procédures cohérentes.
Le PMO centralisé (centralized PMO)
Le PMO centralisé est une référence pour toutes les informations relatives à la gestion de projet et à la prise de décision au sein d'une entreprise. Ces PMO sont parfois appelés PMO directifs.
Un PMO centralisé peut aider les nouveaux chefs de projet et les personnes recrutées à se familiariser avec les processus internes. Il fixe également des normes pour les projets et influence directement leurs résultats.
5 exemples concrets pour booster votre croissance avec un PMO
Un Project Management Office ajoute de la structure et de la cohérence à tous les processus de l’entreprise. Découvrez cinq avantages liés à la mise en place d'un bureau des projets :
1. Une meilleure efficacité grâce à des processus harmonisés
Un PMO qui connaît les bonnes pratiques à suivre n’a pas besoin de réinventer la roue pour chaque projet. Il utilise généralement les mêmes KPI commerciaux. Il a donc la capacité d’identifier rapidement les points bloquants et de les prendre en charge à temps.
Cette approche permet également une meilleure prévision des ventes. Par exemple, le PMO peut comparer les ventes estimées des projets sur une période de 12 mois avec les ventes réelles. En cas de disparité, il peut comprendre d’où vient l’imprécision et corriger le tir pour les autres projets.
2. Une approche basée sur les résultats
La plupart des projets en entreprise sont gérés par des personnes qui ne suivent pas forcément leurs performances de près. Par exemple, les chefs de projet sont occupés à coordonner les équipes la majeure partie du temps et ont très peu de temps à allouer à l’analyse des performances.
Un bureau des projets peut prendre le temps de mesurer les résultats et d'affiner la stratégie en fonction de la performance des projets, sans perturber les activités en cours. De cette manière, les taux de réussite des projets s’améliorent et les tâches quotidiennes continuent de recevoir l'attention nécessaire.
3. Une gestion du risque améliorée
Un PMO a pour objectif de mener à bien les projets de l’entreprise. Pour y parvenir, il doit mettre en place une procédure efficace de gestion des risques. S’il en identifie, il peut les partager avec les chefs de projet pour qu’ils soient plus prudents.
Par exemple, si un lancement de produit présente un risque juridique, le PMO peut adapter l'analyse des risques du projet pour s'assurer que les autres parties prenantes anticipent le problème.
4. Un meilleur partage des connaissances
Les PMO peuvent proposer des formations pour aider les chefs de projet à optimiser leurs performances et à garder une longueur d'avance sur leurs concurrents. C’est un des piliers du knowledge management.
Cette formation est particulièrement utile pour une équipe projet inexpérimentée : elle peut ainsi accéder aux bonnes informations et s'informer sur la manière dont l'entreprise gère ses projets. Cette approche permet de gagner du temps et de réduire les coûts de formation.
5. Un alignement stratégique entre les différentes équipes
Le PMO sert de lien entre le chef de projet et la direction. Il entretient des relations avec les deux parties et les comprend, ce qui garantit une communication efficace.
Si les priorités d'une entreprise changent de manière inattendue, le PMO peut traduire ce qu'il apprend des dirigeants en informations concrètes pour les chefs de projet. Ces derniers peuvent ainsi adapter rapidement leur travail. Ils ont alors plus de chance de mener à bien le projet.
Comment mettre en place un PMO ?
Une enquête de KPMG (lien en anglais) sur la gestion de projet révèle que 77 % des entreprises dotées d'un PMO considèrent qu’il est efficace. Pourtant, si cela était la solution universelle, toutes les entreprises en auraient un.
Voici quatre conseils pour vous aider à mettre en place un PMO au sein de votre entreprise :
Définir si un bureau de gestion des projets est utile : un PMO n’a d’utilité que s’il est intégré dans les bonnes circonstances. C’est à vous de définir si votre entreprise en a besoin. Si elle n’entreprend que très peu de projets ou qu’elle les mène tous à bien, vous n’avez probablement pas besoin d’un PMO.
Démontrer la valeur du PMO aux employés : placer une équipe au-dessus des chefs de projet peut rapidement générer un sentiment d'incompréhension ou de défiance. Vous devez absolument impliquer toutes les équipes et leur expliquer la valeur du PMO pour éviter d'entacher la collaboration.
Définir les attentes dès le début : les dirigeants doivent définir clairement la valeur qu'ils attendent d'un PMO lors de sa création. Vous devez définir les données qui sont les plus utiles et celles qui ne vous intéressent pas.
Investir dans un logiciel PMO : ces outils de gestion permettent de centraliser les projets pour plus de cohérence et de lisibilité. Ils donnent les informations essentielles aux chefs de projet et aux autres membres de l’équipe.
Pour conclure
Toutes les entreprises n'ont pas besoin d'un PMO. Mais quand les circonstances s'y prêtent, c’est un investissement essentiel. Le PMO est un chef d’orchestre pour les projets de votre entreprise. Il s’assure que les actions menées sont en adéquation avec les objectifs commerciaux. Il permet aussi d’avoir une vision transversale des différents projets.
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